如何才能看起来“毫不费力”?三个角度提升效率


 
 
前言

相信大多数人无论在学习还是工作中都或多或少遇到过一些效率低下的情景:

  • 永远有画不完的图、开不完的会,自己的精力又十分有限,十分焦虑事情做不完怎么办
  • 明明有很多事情要做,却无法集中注意力,不断切换处理不同的事情,时间和精力在大量内耗中被消耗掉,实际的输出效率十分低下
  • 要做的事情越多拖延症越严重,面对繁多的任务不知如何下手,时间快速流逝,临近deadline的时候突然发现什么都没做
  • 设计资产繁多且混乱,想要找到某个东西的时候总是想不起在哪里
  • ……

所有的这些,都会大大影响学习工作的效率,那么该怎样才能更高的效率处理这些问题呢?

本文会从动力、规划和专注三个角度来破解这个难题。首先,万事的开头一定需要有一个内在的动力作为驱动,在有了动力之后还要对自己做的事情有详细的规划,做到有的放矢,最后,在落地执行的阶段要保持专注。

一、效率来源于动力

相信你一定有过“通宵达旦、乐此不疲”的愉快经历,比如一整晚打游戏上了十颗星、或者连续十个小时刷完了一部五十集的电视剧;当然也一定有过“心不在焉、味如嚼蜡”的痛苦经历,比如小时候被妈妈强迫练习钢琴时数着时间期待结束、或者在期末考试前夕为了不挂科被迫复习一上午才看了五页书。我们会发现,同样是长时间做一件事,当我们内在动力不同时,效率高低实是天壤之别。那么我们该如何获取工作的动力呢?

1、自主选择

有研究表明,人类对掌控力的需求是一种生理需求,在面对选择时做决定可以直接证明自己拥有掌控力,并且极大的提升执行效率。人们渴望拥有选择的自由——哪怕所做的决定并不会带来任何好处。

回顾前文提到的例子,无论是通宵打游戏还是连续十个小时刷完一部剧,自己拥有绝对的选择权,因此可以连续长时间保持一种十分高效的状态;而练习钢琴是在妈妈的强迫下做的、复习专业课是快要考试了,为了不挂科而在自己的强迫下做的,在这些事情上,自己的选择权都比较弱,于是效率往往比较低下,且可持续的时间也较短。由此可见,“拥有选择权并能自主做出决定”是获得动力的第一步。在工作中,我们就可以通过“把握选择权并做决定”的方式来获取工作动力。

在我工作初期,为了避免反复修改设计稿,我曾经习惯于在做项目时输出多个方案,把能想到的方案全部罗列出来,并让更具有经验的前辈以及其他项目相关人帮助我来决定哪个方案才是最优解。诚然,对于一个新手来说,这样可以最大限度的减少出错,保证输出方案的质量。但一段时间后,我开始逐渐丧失输出方案的动力,因为我感觉输出多方案只是为了给决策人——而不是自己——提供多个选择而已。因此我输出方案的效率开始直线下滑,有时甚至会卡在“只有两个方案不够选”这样的问题上,为此自己也时常陷入苦恼之中。

破解这个局面的灵感是在一次与前辈的交流中获得的。我开始尝试自己去做设计决策,自己从多个方案中选择自己认为最好的方案。于是,输出多方案这件事就从“给别人提供选项”变成了“帮自己推敲设计”,我也不再单纯为了“多个选项”输出多方案,而是在不断思考“当前的方案有什么问题,还能怎么去解决”的过程中输出更多的方案。这样的改变让我重新找到了设计的动力,思考更加主动、效率也得到了极大的提高。

2、学会放弃

虽然通过“做决定”可以获取动力,但这并不意味着我们可以无脑“做决定”,向错误的方向走出一百步还不如停在原地不动。我们要尽量保证做的每个决定都是有意义的。

为了做到这一点,可以尝试着在做每个决定的时候多问自己几次为什么,从而找到其背后的原因,同时也可以找到做决策的依据。

当我还在上学时,发现有些“学神”的日常表现与普通人并无二致,他们有时也会逃课、也会不写作业,考试前也未见他们悬梁刺股,但是每次考试成绩却名列前茅。很多年后,我有幸认识了一位这样的“学神”朋友,姑且称其为A君,在与他交流后,才解开了我心中的疑惑。A君给我讲了一个秘诀——学会放弃。

在A君的心中,没有什么事情是不可以放弃的,包括上课、听讲、写作业、刷题,这些看起来都是获得好成绩必须要做的事情,其实都可以放弃。问题在于,如何选择该放弃哪些事情。A君的做法是,当有一件事情需要去做时,首先会问自己一个问题——为什么要做这件事?

比如,第二天有一节课要上,这时就要先问自己,为什么要上课呢?答案是因为上课可以从老师那里学到新的知识点。但是,获取新的知识点并不一定只能通过上课的形式,也可以通过看书、在网上找一些资料、甚至找其他前辈请教。那么问题就变成了“通过哪种形式掌握新知识点更加省时省力?”

A君说在他上学时,每个学期都会去买一本教师版的教材,上面会有一套比较完整的教案,他在预习时会先看一遍教案,如果自己能够掌握所有的知识点,那么第二天的课就会选择放弃。这就是为什么虽然他逃课了,但是还能取得好成绩的原因。有得就有失,有时有计划的放弃反而会提高整体效率。

二、效率来源于规划

只拥有动力还不足以让工作效率有质的提升,我们还需要对工作内容进行合理的规划,让工作变得井井有条。在开始工作之前先做一份工作计划,可以让工作的执行事半功倍。

为了更好的制定工作规划,我会把长期的目标规划的更加系统,而把短期的规划尽量做到碎片化。

1、长期规划——让目标变得smart

美国管理学大师德鲁克于20世纪50年代提出smart原则,在制定和考核绩效时须符合五项原则:具体的(Specific)、可衡量的(Measurable)、可达到的(Attainable)、与其他目标具有相关性的(Relevant)、具有明确的截止期限(Time-bound)。

在进行长期目标的规划时,也可以参考这样的原则,让每个目标变得更加清晰。

例如“提升产品的用户体验”可以是一个目标,但是不是一个好的目标,因为其不够具体、不易衡量、不易达到且不具有明确的截止期限。

针对“不具体”的问题,我们可以对其进行一些更具体的拆分,例如“优化触区大小”、“优化转场动画”、“提供更加情感化的空页面插图”都可以成为具体的目标。

针对“不可衡量”的问题,可以给目标添加上一些可量化的指标,例如“优化产品的5个一级页面中的触区大小”、“优化所有一级页面向二级页面跳转的转场动画”、“提供常见的10种空页面场景的情感化插图”。

在确定目标-拆解目标的过程中,还要时刻注意目标的是否是可达成的。例如“优化产品中全部触区大小”这个目标,在不同的产品中工作量也是有着巨大差异的,如果优化对象是QQ这种体量庞大的产品,牵扯到的页面和业务团队甚至无法穷尽,“优化全部页面的触区大小”就是一个不可达成的任务,此时,我们就可以将目标修改为“优化全部一级页面的触区大小”,让目标变得具有可达成性。

制定任务时,应该给任务设定一个截止期限,例如“一个月内优化全部一级页面的触区大小”,这里的“截止期限”实际上不一定是“完成期限”,而是一个回顾的时间点。到了截止期限,我们应该回顾该任务的完成情况,并对其进行进一步的处理,已完成的任务可以进行复盘、归档;未完成的任务可以进行进一步的规划。

2、短期规划——日程计划or任务池

所有的长期目标都要依赖每日的具体执行才能得以实现,所以每日的日程规划也显得尤为重要。然而并不是制定一个日程规划表就一定可以按部就班的完成任务。相信绝大多数人应该都遇到过这样的情况,早上开始工作之前认认真真地制定了一份工作计划,精确到了每个小时需要完成什么样的工作,但是可能会因为各种各样的原因——临时加入的高优需求、临时的会议亦或同事向你咨询了几个问题——打乱了整个工作计划,到了晚上发现,规划好的事情只完成了一半。

变化总比计划快,我们永远无法精确预判意外情况会消耗掉我们多少时间和精力。因此,与其做一份十分详尽的时间规划,倒不如建立一个任务池。

todo列表就是一个天然的任务池,把需要完成的事情记录下来,不要指定具体的完成期限,而是归类并标注优先级(可以参考前文阐述的ROI管理模式),尽量摆脱以时间为衡量尺度的任务规划方式,从而避免单纯因为赶deadline而优先完成ROI过低或者价值较低的任务,导致更加具有价值的任务被迫延期。每次规划仅聚焦于任务池中最需要完成的一两个任务,不必过分追求一个完整的计划表。当完成当前规划的任务后,再从任务池中找出需要继续完成的任务。

“写todo列表”这件事也不必是一个固定日程,可以利用碎片化时间进行记录和整理,例如上班通勤的路上、完成一项任务后的短暂休息时间、在食堂排队的时间等等。

总之,尽量降低“日程规划”这件事的形式化,随时随地管理自己的任务池,用极致碎片化的方式来管理任务池,可以让短期规划这件事情变得更加灵活且高效。

三、效率来源于专注

在衡量工作效率时,我们讨论的不只是对某一件事情的专注度,而是整个工作过程中的“综合专注度”。例如我们可能在攻克一个难点时十分专注,但是中途又被打断去快速处理了一些其他琐碎事物,然后再次回到之前的攻克难点的任务中。如果从单个任务的视角来看,无论是攻克难点的任务、还是处理琐碎事物,可能都保持了高度专注的状态,但是如果考虑到在多个任务中间来回切换而产生的内耗时,整体的效率并不见得很高,这种情况下“综合专注度”就不算高了。

为了尽量提升“综合专注度”,我把日常任务分成三种类型:疑难型任务、紧急型任务和琐碎任务。三种任务需要的专注度不同,处理方式也不同。

1、疑难任务

我把工作量大且需要高密度思考的任务归类为“疑难任务”。这类任务需要注意力高度集中,且需要大块时间集中处理。

例如“以提升发布效率为目标重构整个发布编辑流程”就是一个疑难任务,该任务涉及到大量竞品的调研分析、超过十个页面的设计、繁多的交互分支路径的遍历。

面对这类任务,最好的解决办法就是进入心流模式,利用整块的时间集中攻克。心流是心理学中的一个概念,指一种将个人精神力完全投注在某种活动上时所表现的心理状态,在这种状态下,可以获得最高的工作效率,但是通常这种状态下会呈现出一种抗拒中断的特性,只能专心处理某一项任务。因此心流状态十分适合用来处理疑难任务。

为了进入心流状态,首先需要创造一个舒适的工作环境,包括但不限于一个舒适的工作姿势(如一套舒适的桌椅和随手可得的办公工具)、不易被干扰的环境(如带上一副降噪耳机并把手机调到勿扰模式)等等,总之就是尽量减少被打断心流状态的可能。

不必强求自己一步进入新流状态,实际上也鲜有人可以做到这点,我们可以按照思考密度从低到高的方式来安排工作流程,让自己渐入佳境。在开始解决真正疑难的核心任务前,不妨做一些周边工作作为热身,例如遍历市面上的相关竞品,并一一截图,这并不需要太多复杂的思考,但是却可以帮助自己进入工作状态。在完成竞品的遍历后,就可以顺理成章的开始进行竞品的比对和分析,再过渡到设计方案的输出。“遍历竞品-分析竞品-输出方案”就是一个思考密度和专注程度逐步递增的过程,这样的工作流程会更加容易进入心流状态,并高效的解决疑难问题。

2、紧急任务

工作里经常会遇到一类任务,提出的比较临时,例如老板提出的紧急需求、线上出现的严重bug或重大舆情等。这类任务往往重要性很高,需要在极短时间内响应,因此对于“综合专注度”会产生负向影响,我把这类任务归类为“紧急任务”。

紧急任务往往会让人手足无措,这是因为当人从比较放松的状态突然进入到紧张状态时,注意力往往会本能的聚焦于某个最明显的事物或者平日养成的习惯中。例如在高速公路上正常行驶时,突然遇到前车紧急刹车,很多新手司机会出于本能的把刹车踏板踩到底并猛打方向避让前车,虽然这样的选择并不明智,但是人们会本能的把注意力聚焦在“减速、躲避”这件最为明显的任务上。

如果是一位驾驶经验丰富的老司机在同样的紧急情况下,可能就会采取更优的处理方式——点刹、扶稳方向盘、尽量降低撞击伤害。这是因为他对于“前车急刹车”这样的紧急状况有充分的心理预案,所以遇到紧急情况的时候才不会手忙脚乱。同理,在工作中要想高效的处理紧急任务,最好的办法就是“有备无患”,把工作做在平时,在紧急情况出现时,可以用最快的速度做出最优的应对,从而尽量减少紧急情况对综合专注度的影响。

我们可以通过预测/预想的方式,来提前做好准备,避免紧急情况出现时的手足无措。例如当我们做汇报方案/晋升答辩时,可以根据已有经验提前预想对方会挑战哪些问题,并思考该如何回答;做设计方案时,提前思考设计方案的优缺点以及上线后可能会遇到哪些问题,并做好预案。

另外可以通过复盘已经出现过的紧急任务来总结经验,以备日后之需。我曾经遇到过一个十分临时的老板需求,要求在一个现有的页面基础上用十分钟快速做一些微调。但是我在处理这个任务的时候遇到了一个问题——一时间脑子一片空白,完全想不起这个页面的源文件在哪里,最终只好重新画了一整个页面,本来十分钟就可以完成的任务,实际上花费了半个小时才做完。在这件事情之后,我与其他同事一起,把负责项目的核心页面源文件进行了一次归档,日后再次遇到类似的问题,就可以十分高效的找到想要的源文件了。

3、琐碎任务

工作中还会有大量的琐碎任务,这类任务复杂程度不高,工作量也不算大,也不是非常紧急,但是数量和种类繁多,互相之间又不耦合,我在处理这类任务时有三板斧:记录和归档、统筹规划、集中处理。

3.1 记录和归档

好记性不如烂笔头,为避免遗忘,遇到需要处理的琐碎任务一定要及时记录下来,这也会成为任务池的重要组成部分。

最好选择一个可以多端协同的工具进行记录,确保自己在任何环境中都可以记录和整理。我日常会使用notion进行事项记录和规划。除了优秀的多端协作体验以外,notion还有一个重要优点是可以用“面向对象”的方式进行数据整理。例如我会建立“相关人员”、“版本节奏”等等数据库,这些数据库可以独立管理和维护,而在需求管理时,可以在其中直接调用“相关人员”的数据来标注负责该需求的产品、设计师、开发等人员,也可以调用“版本节奏”来快速标注当前需求的时间节点信息,并且各个数据库中的数据也是实时联动和更新的。

3.2 从任务管理模式到ROI管理模式

有一种比较常见的一种工作模式——逐项完成手头的任务,这样的工作模式以任务本身为管理对象,因此我把它称为“任务管理模式”。但是在工作中,相比于海量的任务,无论是个人的时间精力还是团队的人力资源都会显得捉襟见肘,有时面对繁多的任务甚至会无从下手,这时就会出现一个棘手的问题——该如何进行工作任务的取舍?

在商业领域,有一个名词叫做ROI(Return on Investment),是指回报与投入的比值,直接反映了综合盈利能力。在日常工作和生活中,也可以引申这样的概念,通过一项任务的产出与投入的比值来衡量该任务的价值。

前文中提到的学神A君在获取知识点时,是选择听课还是自学,其根本的决策依据就是ROI。如果知识点简单,自学即可完全掌握时,听课就显得耗时耗力,ROI较低,此时就选择逃课自学;反之如果知识点比较难,自学起来比上课还要更加耗时耗力,那么此时上课的ROI就更高,肯定要选择上课。

这种工作方式有两个步骤:第一步是分析每项任务背后的价值点,并以此为依据对多项任务进行归类;第二步是根据ROI进行优先级的排序,然后做出取舍。这种以ROI为核心管理对象的工作方式,我称之为“ROI管理模式”。

在处理琐碎任务时,我们要有意识的从单纯的任务管理模式转向ROI管理模式。这就要求我们去思考每件事情背后的价值,并且把目光放在长期的收益上,而不是只关注短期收益。优先选择ROI高的任务,放弃ROI低的任务。

3.3 集中处理

每天单独规划一段时间用来集中处理琐碎任务,这样既可以保证琐碎任务有持续不断的被处理掉,又可以尽量减少频繁任务切换造成的内耗。我比较习惯于在早上以及下午开始工作之前的半个小时处理琐碎任务,恰好可以作为开始工作的热身活动。

把日常的任务按照“疑难任务”、“紧急任务”、“琐碎任务”进行分类是我自己在工作中常常使用的分类方式,实际的分类方式也可能会因人而异,但是不变的核心思路是合理安排各项任务,最大限度的提升“综合专注度”,从而获得更高的工作效率。

结语

本文从动力、规划、专注三个方面探讨了一些提升设计效率的思路,实际上提升效率的手段不仅局限于本文讨论的范围,每个人面对的问题和状况都不尽相同,可以根据自己的实际情况总结出自己的“提效套路”,希望每位读到这里的读者都能有所收获。

原文:https://mp.weixin.qq.com/s/1mbn89U41ZsR06jJbe6NCA

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  1. su

    ☕️☕️偶尔摸🐟

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