如何缓解写 PPT 的焦虑

如果有一个工作痛苦事项排行榜,写 PPT 应该至少能排进前三。

哪怕你是一位设计师,写 PPT 可能也会占用日常工作很大一部分时间。汇报要写、分享要写、晋升还要写,而且不到最后一刻进度可能一直停留在 10%…从阿里离开后有两个地方突然有些“不适应”。一是再也不用整天被人“钉“ ;再一个就是终于不用整天写 PPT 了。前段时间打开 Keynote 准备点内容,结果「对象列表」的快捷键愣是半天没想起来。刚加入阿里时其实大家也不怎么写 PPT,顶多就是做分享和晋升的时候会写写,一年 10 来次顶多了。直到集团上市后业务加速发展,人越来越多,汇报、分享越来越多,要写 PPT 也越来越多了。这两年公司提倡“减负”,让大家能用文档的就别写 PPT,甚至在晋升环节中也推行文档。但奈何不了总会有人“卷”,写好 PPT 再截图放文档里。PPT 的焦虑主要来自两方面:一是写完这个还有下个,不知道什么时候是个头;另一个是写的过程异常痛苦,反复修改就是写不完。PPT 写不动,很重要的有以下两个原因:

  1. 没有提前规划大纲框架,写着写着总感觉前面的不对,要改。改来改去最后完全错乱;
  2. 花费大量时间调整样式、动效,特别是设计师,绝对不能容忍自己的 PPT 被人说丑。

这两件事情叠加在一起所发生的“化学反应”,足以让人痛苦不堪、闻 PPT 色变。写不完的 PPT,这个确实没有办法。但是关于写 PPT 的方法这些年倒是有些经验可以分享一下,也许可以帮助大家缓解一些过程中的焦虑。01. 动笔之前,先做大纲去年开始,我们家女儿开始要写几百字的作文了。老师会要求大家先画脑图,把时间、地点、人物、事件等结构搭好,再开始写。

这个方法效果确实很明显,但女儿有时还是会偷懒,略过脑图提起笔就开始写。结果就是不出意料的憋半天写不出来。

写 PPT 也是一样。我们都知道做大纲的重要性,但很多时候就是懒得弄,打开 Keynote 就开始整。这其实是 PPT 写不动的最大原因,特别是当你开始一个全新命题的时候。

这些年 PPT 的磨练让我养成的习惯是先草稿纸,再到大纲工具整理。一步步的将不确定性转为确定性。

事实证明,笔和纸才是梳理思路最直接、有效的方式。你可以先把和这个命题相关的信息、关键词、核心观点等都写下来,整理出大致的思路轮廓。

完成信息的梳理后,再将它们导入电脑中用软件进行优化。你可以选择脑图或大纲工具,我用的比较多的是 XMind 和 OmniOutline。

02. 将大纲拆分成每一页 PPT

这一步非常关键,它基本上把你的 PPT 做了个定型。如果做得不错,PPT 的结构大体不会需要变化,后续的工作就轻松很多了,就是做“填空题”。

这一步我基本上全在 OmniOutline 中完成,每一个条对应一页,标注上要填入的内容模块。

配图有些老,大家看个意思就好如果这是一个用于演讲的 PPT,我还会在每一页增加 Action 和 Tips 模块。帮助自己在现场做好控场和核心信息的表达。

03. 为自己整理模板

在搜索引擎输入「PPT 模板」,你将获得“取之不尽用之不竭”的各类模板,甚至还成就了一个相当错的产业。然后你将疯狂的下载,到最后真到写的时候发现都不好用。

网络上的这些模板很难真正成为自己的模板,它们更像是「组件库」,在需要的时候“抠”一块过来拼一拼。

每个人都有自己的写作习惯和风格,项目汇报、个人总结,时间一长总能总结出一些规律。

做产品的这几年天天汇报自己也维护几套,比如项目复盘、项目 KickOff、总裁汇报、委员会汇报。

这些模板也能当做 PPT 大纲,每次填入对应的数据和信息,也不用操心样式问题。有效提升写 PPT 的效率的同时,还能形成与老板们的沟通模式,让汇报也能更高效。

最后再来说说样式的问题这些年 PPT 是越做越素,基本简单的图文排版,动效更是一个不搞。

PPT 的核心还是内容、是观点,风格样式只是辅助你进行信息呈现。

除非是品牌发布的“百万 PPT”,否则我真心建议大家简化设计,否则还是会陷入「内容 & 样式」的酸爽之中。

下一个 PPT,你准备好了吗?

原文:https://mp.weixin.qq.com/s/HfHWQkxFuQ3HMSavum-26g

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  1. 既然来了,说些什么?

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